Case Studies

Anwenderbericht

Case Study

Im Amt des Bürgerbeauftragten ist das Fallmanagement ein zentrales Aufgabengebiet. Doch die vorhandenen Systeme konnten diesen Aufgaben nicht mehr gerecht werden. Nach einer Softwareevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die Implementierung eines CRM-Systems. Codec hat sich hierfür schnell als der ideale Partner herausgestellt, da das Unternehmen bereits viele Case-Management-Szenarien erfolgreich implementierte.

Unternehmen: Büro des Bürgerbeauftragten
Branche: Öffentlicher Dienst
Land: Irland
Angestellte: 200

Die Aufgabenstellung

Die im Amt des Bürgerbeauftragten vorhandenen Softwaresysteme sollen evaluiert werden, sodass darauf basierend eine Entscheidung über die Ablösung der Altsysteme getroffen werden kann.

Die neue Lösung muss die Case-Management-Prozesse ganzheitlich abdecken. Alle Abteilungen, darunter die Commission for Public Service Appointments (CPSA), das Office of the Information Commissioner (OIC), das Office of the Commissioner for Environmental Information (OCEI), das Amt des Bürgerbeauftragten selbst sowie die interne Abteilung, Information Communication Technology (ICT), werden an das neue System angebunden. Jeder Mitarbeiter soll eine optimale Übersicht über alle – zum Teil auch abteilungsübergreifende – Fallbearbeitungen haben. Das neue System soll die Datenmigration aus dem bestehenden System des Bürgerbeauftragten ermöglichen.

Die Lösung

Im Amt des Bürgerbeauftragten ist das Fallmanagement ein zentrales Aufgabengebiet. Doch die vorhandenen Systeme konnten diesen Aufgaben nicht mehr gerecht werden. Deswegen entschieden sich die Verantwortlichen für die Implementierung eines CRM-Systems. Codec hat sich hierfür schnell als der ideale Partner erwiesen. Denn wir haben uns zwischenzeitlich zum bedeutendsten CRM-Experten in Irland entwickelt und sind Marktführer in der Implementierung von Dynamics CRM. Unser Schwerpunkt liegt unter anderem in der Entwicklung von Case-Management-Szenarien. In diesem Bereich haben wir zahlreiche Projekte in ganz unterschiedlichen Branchen erfolgreich durchgeführt.

Das Ergebnis

Das CRM-Team von Codec hat vor Ort ein Sicherheitsmodell implementiert. Dieses ermöglicht die Trennung der einzelnen Abteilungen im Amt des Bürgerbeauftragten mittels „Business Units“. Jede Abteilung verfügt jetzt über eigene Formulare, Daten und Apps. Den Sachbearbeitern stehen nur die Funktionen der CRM-Applikation zur Verfügung, die sie für ihre tägliche Arbeit auch wirklich benötigen. In dem neuen System sind Teams eingerichtet, um eine gemeinsame Bearbeitung von Fällen zu ermöglichen. Ein spezielles Plug-in ist für den abschließenden Genehmigungsprozess durch den Bürgerbeauftragten extra installiert.
Die benutzerdefinierte SharePoint Integration ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Codec hat die neue SharePoint Infrastruktur erfolgreich in das Unternehmen eingegliedert, sie ermöglicht den Mitarbeitern die gemeinsame Nutzung und Verwaltung der Dokumente. Das verbesserte die Teamarbeit enorm. Ein speziell für die Integration entwickeltes Plug-in ermöglicht den Anwendern ebenfalls, benutzerdefinierte Ordnerstrukturen zu erstellen und individuelle Fallnummern zu vergeben. Bearbeitete Fälle können so ganz leicht in bestimmten Ordnern unter der individuell vergebenen Fallnummer gefunden werden. Auch Mitarbeiter, die Microsoft Dynamics nicht benutzen, können auf die in SharePoint gespeicherten Dateien zugreifen, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Codec hat stets den Kunden im Fokus. Wir setzen uns mit Leidenschaft dafür ein, die Anforderungen des Kunden an ein neues System zu erfüllen. Zahlreiche erfolgreiche Projekte, zufriedene Kunden und ein stetiges Wachstum sind das Ergebnis unserer Arbeit.